Artikel ini juga terdapat dalam:
English (Bahasa Inggeris)
Jika anda menjalankan perniagaan di Malaysia—sama ada besar atau kecil—mengekalkan daftar pekerja adalah keperluan berkanun di bawah undang-undang buruh Malaysia. Ramai majikan mengabaikan aspek pematuhan kritikal ini, mendedahkan diri mereka kepada risiko undang-undang yang tidak perlu. Artikel ini menerangkan asas undang-undang, kandungan yang diperlukan, tempoh pengekalan dan sama ada perniagaan kecil dikecualikan daripada kewajipan ini.
Adakah Ia Wajib untuk Semua Perniagaan?
ya. Keperluan untuk mengekalkan daftar pekerja terpakai kepada semua majikan, tanpa mengira saiz syarikat, industri atau bilangan pekerja. Perniagaan kecil tidak dikecualikan. Walaupun pemilik tunggal atau perkongsian dengan hanya seorang pekerja mesti mematuhi peraturan ini di bawah undang-undang Malaysia.
Asas Undang-undang untuk Daftar Pekerja di Malaysia
Kewajipan untuk mengekalkan daftar pekerja dikawal oleh:
Semenanjung Malaysia & Labuan:
Akta Pekerjaan 1955, Seksyen 61(1)
Peraturan-Peraturan Pekerjaan (Daftar Pekerja) 1957
Sabah:
Ordinan Buruh (Sabah Bab 67), Seksyen 64
Sarawak:
Ordinan Buruh (Sarawak Bab 76), Seksyen 64
Setiap statut ini memberi kuasa kepada Jabatan Buruh untuk memeriksa rekod dan menguatkuasakan pematuhan.
Apa yang Perlu Dimasukkan dalam Daftar Pekerja?
Mengikut Peraturan Pekerjaan, daftar mesti mengandungi butiran pekerjaan utama bagi setiap kakitangan, termasuk:
- Nama Penuh
- Kad Pengenalan atau Nombor Pasport
- kewarganegaraan
- Jantina
- Tarikh Lahir
- Tarikh Pekerjaan
- Jawatan/Jawatan
- Sifat Kerja
- Butiran Gaji (termasuk elaun dan potongan)
- Waktu Bekerja
- Hari Rehat dan Kelayakan Cuti
- Tarikh Penamatan (jika berkenaan)
- Sebab Penamatan (jika berkenaan)
Maklumat ini mesti dikemas kini dan disediakan atas permintaan oleh Ketua Pengarah Buruh atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa.
Tempoh Pengekalan Rekod: Berapa Lama Anda Mesti Menyimpan Daftar?
Di bawah Seksyen 61(2) Akta Pekerjaan 1955, serta peruntukan serupa di bawah Ordinan Buruh Sabah dan Sarawak, majikan mesti menyimpan rekod pekerja sekurang-kurangnya enam (6) tahun dari tarikh kemasukan terakhir.
Peraturan ini juga terpakai selepas pekerja meninggalkan syarikat.
Format: Manual atau Digital?
Undang-undang membenarkan daftar pekerja disimpan dalam bentuk bertulis atau elektronik, selagi:
- Semua maklumat yang diperlukan direkodkan dengan jelas.
- Rekod boleh diakses untuk pemeriksaan apabila diperlukan.
- Kemas kini dibuat dengan segera apabila maklumat pekerja berubah.
Majikan digalakkan menggunakan HR digital atau perisian gaji untuk memastikan integriti data, kebolehcapaian dan kesediaan audit.
Lokasi dan Ketersediaan
Daftar itu hendaklah disimpan di pejabat di dalam tempat bekerja, melainkan dibenarkan sebaliknya oleh Pengarah Buruh. Ia mesti disediakan untuk pemeriksaan oleh Pengarah apabila diperlukan.
Penalti kerana Ketidakpatuhan
Majikan yang gagal menyelenggara atau mengemukakan daftar pekerja mungkin menghadapi:
- Denda sehingga RM10,000 bagi setiap kesalahan
- Pemeriksaan atau audit oleh Jabatan Buruh
- Kesukaran dalam menyelesaikan pertikaian pekerjaan, terutamanya dalam kes yang melibatkan pemberhentian, gaji tidak dibayar, atau tuntutan pemecatan yang salah
Petua Pematuhan untuk Majikan
Menjalankan audit HR secara berkala untuk memastikan rekod lengkap.
Melatih kakitangan HR/gaji mengenai keperluan dokumentasi berkanun.
Gunakan senarai gaji atau sistem HR berasaskan awan dengan ciri pematuhan terbina dalam.
Kekal Patuh, Tidak Kira Saiz Perniagaan Anda
Setiap majikan Malaysia bertanggungjawab di sisi undang-undang untuk mengekalkan daftar pekerja yang lengkap dan tepat, tanpa mengira saiz perniagaan. Dengan pemeriksaan buruh dan pendigitalan pematuhan yang semakin meningkat, mempunyai dokumentasi yang betul adalah lebih penting daripada sebelumnya.
Jika anda tidak pasti tentang amalan semasa anda, atau memerlukan bantuan mendigitalkan rekod pekerja anda, pasukan kami boleh membantu anda dengan penyelesaian gaji dan HR berasaskan awan yang memastikan perniagaan anda mematuhi dan bersedia untuk diaudit.